Etiket bisnis di Jepang : 5 hal yang perlu Anda ketahui

Etiket bisnis di Jepang sangat dipengaruhi oleh struktur sosial dan budaya, menumbuhkan cara berperilaku yang sangat spesifik selama interaksi sosial dan transaksi bisnis. Memahami budaya bisnis yang harus dan tidak boleh dilakukan selain bahasa tubuh, negosiasi, dan etika Jepang dapat banyak membantu Anda.

Saat ini Jepang memiliki rasio investasi outbound tertinggi di dunia dan pemerintah memberikan begitu banyak subsidi untuk mendorong startup asing datang ke Jepang dan berbisnis di sini. Ini berarti semakin banyak orang yang mempelajari cara interaksi sosial yang lebih rumit dalam bisnis Jepang.

Meskipun ada kemungkinan lebih dari sekadar aturan tata krama dan etiket yang tercantum di bawah ini, berikut adalah 5 hal penting yang perlu diingat saat melakukan pertemuan bisnis di Jepang:

Rencanakan Peran ke Depan – Dan Tetap pada Rencana:

Jika Anda adalah bagian dari tim dan Anda semua akan berpartisipasi dalam pertemuan bisnis, pastikan Anda mendefinisikan semua peran sebelumnya. Cobalah untuk tidak terlibat dalam percakapan atau jawaban yang mungkin menunjukkan ketidaksepakatan kecil atau sudut pandang yang berbeda. Ini bukan hal yang buruk, tetapi, ketika berhadapan dengan orang-orang yang mungkin tidak fasih berbahasa Inggris seperti Anda, hal itu dapat menyebabkan kebingungan dan keraguan. Setiap orang yang ditunjuk tim sebagai pembicara harus menjadi satu-satunya orang yang mendekati subjek tertentu dan harus dapat menjelaskan dengan sangat jelas dan tepat tentang peran mereka (seluruh gagasan jack of all trades tidak benar-benar terbang di Jepang).

Pada catatan itu, sangat penting untuk menjaga bahasa Anda tetap profesional, tetapi juga sejelas dan semudah mungkin untuk dipahami. Pengucapan, kecepatan yang lebih rendah, dan volume (tetapi tidak terlalu keras) merupakan faktor penentu. Sama pentingnya meskipun adalah pilihan kata Anda. Ekspresi tertentu yang sangat umum di negara-negara berbahasa Inggris sering tidak terdengar di tempat lain, sehingga bahkan penutur bahasa Inggris yang mahir, jika mereka tidak terbiasa dengan negara tertentu, mungkin tidak mengerti beberapa kata slang, atau pergantian frasa.

Hormati atasan Anda:

Jepang memiliki kebiasaan yang sangat ketat ketika berhadapan dengan orang-orang di atas Anda. Hubungan “senpai” berarti bahwa Anda harus mengandalkan orang-orang di atas Anda untuk nasihat dan arahan, dan tidak mempertanyakan bimbingan mereka. Bahkan jika Anda tidak setuju dengan apa yang mereka katakan kepada Anda, mencoba mengambil jalan Anda sendiri atau memutuskan rantai komando dan mencoba mengajukan kasus Anda kepada seseorang yang lebih tinggi hanya akan menimbulkan masalah.

Banyak atasan Anda yang akhirnya dipromosikan hanya berdasarkan senioritas dan bukan tingkat keahlian mereka. Anda mungkin tidak selalu menghormati kemampuan pekerjaan mereka, tetapi Anda harus berpura-pura setia dan penuh hormat. Pada saat yang sama, perusahaan ingin Anda membimbing dan menjadi panutan bagi mereka yang berada di bawah Anda. Hubungan semacam ini ada di mana-mana di Jepang dan berkembang sejak mereka masuk sekolah. Sebagai orang asing yang tidak terbiasa dengan aturan ketat seperti ini, mungkin akan membuat frustrasi. Lakukan yang terbaik dengan tugas yang mereka berikan kepada Anda!

Juga, jika seorang atasan memberi Anda nasihat tentang budaya kantor atau membuat komentar tentang sesuatu yang harus Anda lakukan, Anda benar-benar harus mendengarkan dan melakukan apa yang mereka katakan! Mereka memberi Anda nasihat berharga yang ingin Anda ikuti jika Anda ingin sukses di perusahaan.

Tinggalkan Kartu Rekanan Anda di Meja:

Kartu nama Jepang memiliki seluruh sistem etiket mereka sendiri. Salah satu poin tersulit adalah setelah menerima kartu seseorang, Anda tidak boleh terlalu cepat memasukkannya ke dalam tempat kartu atau tas kerja Anda. Itu akan menunjukkan bahwa Anda mengesampingkan identitas orang itu alih-alih memberinya rasa hormat yang layak.

Di sisi lain, meninggalkan kartu di atas meja untuk seluruh pertemuan juga tidak sopan, karena itu berarti Anda telah melupakan kartu itu sepenuhnya. Karena itu, penting untuk menyingkirkan kartu sebelum rapat mulai mereda, dan nasihat umum tampaknya adalah mencocokkan waktu Anda dengan rekan Anda, yang menjadi strategi yang sangat tidak berguna ketika dia melakukan hal yang sama.

Saran kami? Tinggalkan kartu sampai rapat berlangsung dengan sungguh-sungguh, lalu dengan cekatan geser ke dalam dudukan Anda sementara semua orang melihat dokumen, menulis catatan, atau mengalihkan perhatian.

Hadiah:

Perusahaan sering memilih untuk memberikan hadiah, terutama pada pertemuan pertama, untuk menunjukkan niat baik. Ritual budaya pemberian hadiah di Jepang memiliki banyak aturan rumitnya sendiri, tetapi penting untuk mengingat poin-poin berikut:

Jika Anda memberi bunga, hindari bunga lili, bunga teratai, dan bunga kamelia, atau bunga putih lainnya, karena semua ini dianggap tidak menguntungkan. Tanaman pot dikaitkan dengan penyakit dan juga sebaiknya dihindari;
Cobalah untuk tidak memberikan hadiah berupa empat atau sembilan barang, karena angka-angka ini dianggap naas;
Hadiah harus dibungkus, dan idealnya dibawa ke pertemuan dalam tas yang tersembunyi, untuk menghindari pamer;
Jika Anda melakukan perjalanan bisnis ke Jepang, sebaiknya Anda mengemas berbagai barang kecil yang dibungkus, sehingga jika Anda tiba-tiba diberi hadiah, Anda dapat membalasnya;
Bahan makanan gourmet seperti cokelat atau wiski halus adalah ide yang bagus untuk hadiah, atau barang sederhana untuk memperingati pertemuan seperti foto berbingkai;
Seperti kartu nama, hadiah harus disajikan dan diterima dengan kedua tangan. Jika Anda menerima hadiah, Anda harus membukanya secara pribadi setelah pertemuan.

Solidaritas Kelompok adalah Yang Utama:

Sudah diketahui secara luas bahwa Jepang adalah budaya yang berorientasi pada kelompok—solidaritas kelompok lebih dihargai daripada individualisme. Ada kekuatan dalam kelompok, seperti yang disiratkan oleh pepatah Jepang yang terkenal: “Satu anak panah mudah dipatahkan, tetapi tidak sepuluh anak panah dalam satu ikatan.” Pola pikir budaya ini berdampak pada perilaku tertentu seperti bagaimana pujian diterima. Meskipun kami menghargai kontribusi individu dan sangat percaya pada pengakuan dan pujian individu, hal yang sebaliknya terjadi di Jepang. Memilih seorang individu dalam kelompok untuk mendapatkan pengakuan khusus, tidak peduli seberapa membantunya dia bagi Anda, kemungkinan besar akan mempermalukan individu tersebut. Selalu ingat bahwa konsep tim sangat penting bagi orang Jepang dan berusaha untuk memberikan penghargaan publik kepada seluruh grup.