Tips Cara Berkomunikasi dengan Bos dan Bekerja Secara Efisien di Perusahaan Jepang

Saat baru bekerja di perusahaan Jepang, tentunya perbedaan budaya dan gaya kerja akan menjadi penghalang besar bagi banyak orang asing. Mungkin sebagian dari Anda akan bertanya-tanya bagaimana cara berkomunikasi dengan atasan Anda secara tepat. Pada artikel ini, kami akan memberikan beberapa tips penting saat berkomunikasi dengan atasan.

 

Kehormatan:

Kehormatan adalah bentuk komunikasi yang menunjukkan rasa hormat dan sopan santun kepada orang lain. Dalam bahasa Jepang, honorifik biasanya dibagi menjadi tiga kategori utama: bahasa hormat, bahasa rendah hati, dan bahasa sopan. Tergantung pada setiap situasi, tujuan, konteks, dll untuk memilih kehormatan yang sesuai.

 

Bahasa hormat (尊敬語-Sonkeigo):

Digunakan untuk menunjukkan rasa hormat kepada seseorang dengan posisi lebih tinggi – atasan atau pelanggan – ketika berbicara tentang mereka.

Untuk mengkonjugasikan kata ke dalam bentuk honorifik, ada 3 cara utama:

Cara pertama adalah mengubah kata menjadi bentuk pasif.

Cara kedua cukup dengan mengucapkan atau , batang dari kata kerja dan kemudian . Namun, konjugasi ini tidak berlaku untuk kata kerja kelompok 3 (来る-kuru) dan kata kerja dengan suku kata di depan akhiran.

Cara terakhir, untuk kata kerja tidak beraturan, Anda dapat merujuk ke tabel di bawah ini:

Bahasa rendah hati (謙譲語-kenjougo):

Digunakan untuk menunjukkan kerendahan hati ketika Anda berbicara tentang diri sendiri ketika berbicara dengan orang yang lebih tinggi statusnya, kenalan baru atau saat berbicara di telepon.

Untuk mengonjugasikan kata ke dalam bentuk sederhana, ikuti rumus ini: atau + batang dari kata kerja + .

Misalnya:

“お” + Kata kerja terkonjugasi (misalnya お話 dll.) + “します”.
“ご” + Gerund + “します” (ganti “します” dengan “いたします” untuk menunjukkan lebih banyak kerendahan hati).

 

Bahasa sopan (丁寧語-teineigo):

Menggunakan “ます”, “です” di akhir kalimat. Ini adalah yang paling umum digunakan dalam komunikasi sehari-hari.

 

Metode kerja Jepang:
Metode Horenso:

Dalam bahasa Jepang, Horenso adalah singkatan dari 3 suku kata pertama dari frasa berikut: “Hōkoku” (報告, untuk melaporkan), “Renraku” (連絡, untuk memberi tahu) dan “Sōdan” (相談, untuk berkonsultasi ).

Dengan demikian, dalam bekerja, karyawan harus secara berkala melaporkan (Hokoku) kepada atasan tentang kemajuan pekerjaan, masalah yang timbul atau tugas yang diselesaikan. Juga, secara teratur menginformasikan (Renraku), berdiskusi dengan rekan kerja dan bawahan, dan sepenuhnya memperbarui informasi untuk departemen terkait untuk menghindari kelalaian ketika masalah muncul. Terakhir, Anda harus berkonsultasi (Sōdan) dengan atasan Anda sebelum memutuskan untuk melakukan sesuatu. Horenso berarti proaktif di tempat kerja.

Setiap organisasi Jepang menganut metode Horenso. Mereka menunjukkan bahwa Horenso sendiri adalah metode yang paling sistematis dan efektif untuk mengurangi risiko.

 

Model PDCA:

Siklus PDCA mencakup elemen-elemen berikut: “P” (Rencana) menetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk memberikan hasil yang diinginkan, “D” (Melakukan) melaksanakan tujuan dari langkah sebelumnya, “C” (Periksa ) sedang memeriksa data dan hasil yang dikumpulkan dari fase do, dan “A” (Act) meningkatkan proses dan menjalankan kembali siklus PDCA yang baru.

Konsep PDCA adalah sebagai berikut: PDCA adalah siklus pemantauan, penyesuaian alur kerja atau tujuan berulang-ulang melalui model ini, sehingga mengarah ke perbaikan terus-menerus di seluruh proses.

Cara kerjanya pada setiap tahapan siklus ini adalah sebagai berikut:

“P” – Plan:

– Tetapkan tujuan dan sasaran yang ingin Anda tingkatkan atau kembangkan.

– Jelaskan tugas dengan informasi yang jelas dan spesifik.

– Bentuk tim untuk memenuhi tujuan dan menetapkan tenggat waktu untuk penyelesaian.

– Mencatat data-data yang diperlukan selama implementasi.

– Buat rencana terperinci dan kemudian analisis setiap tugas, pelaksana, hasil yang diharapkan, operasi atau instruksi, dll. Sebagai dasar untuk fase berikutnya.

 

“D” – Lakukan:

– Tetap pada rencana yang dibangun pada fase “P”.

– Update progres pekerjaan secara berkala.

– Ikuti jadwal, catat masalah yang muncul selama proses.

 

“C” – Periksa:

– Periksa apakah hasil yang dicapai sesuai rencana atau tidak setelah tahap “D”.

– Catat semua masalah seperti perubahan, kesalahan, kesulitan, tantangan, dll. yang mempengaruhi proses.

– Identifikasi akar penyebab masalah.

 

“A” – Tindakan:

– Lakukan “perbaikan bug”.

– Mengidentifikasi dan membangun pencegahan untuk masalah.

– Ulangi langkah PDCA dengan rencana baru sampai tujuan utama akhirnya tercapai.

 

Secara keseluruhan, siklus PDCA adalah model yang membantu meningkatkan kinerja proses secara konsisten dan terorganisir melalui fase Plan – Do – Check – Act. Oleh karena itu, model ini sangat populer di kalangan perusahaan Jepang.