Khi mới vào làm tại công ty Nhật, chắc hẳn sự khác biệt về văn hoá và phong cách làm việc sẽ là rào cản lớn đối với nhiều bạn Việt Nam. Có lẽ bạn sẽ băn khoăn không biết nên giao tiếp với cấp trên như thế nào cho phù hợp, hãy theo dõi bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn những lưu ý hữu ích khi giao tiếp với cấp trên.

1. Kính ngữ

Kính ngữ là hình thức giao tiếp thể hiện sự tôn trọng, lịch sự của mình với đối phương. Trong tiếng Nhật, kính ngữ thường được chia thành 3 loại chính: tôn kính ngữ, khiêm nhường ngữ và cách nói lịch sự. Tùy từng hoàn cảnh, mục đích giao tiếp, bối cảnh giao tiếp… để lựa chọn kính ngữ phù hợp.

a) Tôn kính ngữ (尊敬語)

Dùng để nói về hành động của người trên mình, người có địa vị cao, tỏ thái độ tôn trọng, kính trọng khi nhắc tới họ.

Để chuyển động từ về dạng tôn kính ngữ, bạn có 3 cách:

• Cách 1: chuyển động từ về dạng bị động. 
• Cách 2: thêm  お/ご + động từ bỏ ます + になる của động từ biến đổi theo quy tắc nhất định. Tuy nhiên không áp dụng cách chia này đối với các động từ thuộc nhóm  3 ( 来る、する) và các động từ có một âm tiết phía trước đuôi ます như みます, ねます,…). 
• Cách 3: dùng cho những động từ bất quy tắc, bạn có thể tham khảo bảng dưới đây.

b) Khiêm nhường ngữ (謙譲語)

Dùng để nói về hành động của bản thân mình , có ý nghĩa tự giảm nhẹ cái tôi, giữ ý tôn trọng khi nói với người khác, người có địa vị trên mình, người mới quen  hoặc khi nói chuyện qua điện thoại.

Để chuyển động từ về dạng khiêm nhường ngữ, bạn cần thêm  お/ご + động từ bỏ ます + する của động từ biến đổi theo quy tắc nhất định.

Động từ thể liên dụng (ví dụ như 勉強する、電話する…) + “お” đằng trước và “します” đằng sau. Hoặc Danh động từ + “ご” đằng trước và “します” đằng sau. Có thể thay “します” bằng “いたします” để tỏ thái độ khiêm nhường hơn nữa.

c) Cách nói lịch sự (丁寧語)

Sử dụng ” ます”, “です” ở cuối câu. Đây là thể sử dụng nhiều nhất trong giao tiếp hàng ngày.

 

2. Các phương pháp làm việc của người Nhật
   a) Phương pháp Horenso

Trong tiếng Nhật, Horenso là viết tắt 3 âm đầu của các cụm từ sau: Houkoku (報告 báo cáo), Renraku (連絡 liên lạc), Soudan (相談 thảo luận, hỏi ý kiến). 

Như vậy, trong công việc, phải báo cáo (Hokoku) định kỳ cho cấp trên về tiến độ của công việc, sự cố phát sinh hoặc các công đoạn đã hoàn tất. Thường xuyên trao đổi (Renraku), bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới, cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan để tránh sơ sót khi có việc phát sinh.  Cuối cùng là phải hỏi ý kiến (Sodan) cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

b) Mô hình PDCA

Chu trình PDCA bao gồm các yếu tố: “P” (Plan) là việc lập kế hoạch, “D” (Do) là thực hiện các kế hoạch đã đề ra, “C” (Check) có nghĩa là kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch và cuối cùng “A” (Act) là thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp để sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh này và thực hiện lại chu trình PDCA mới.

Qua đó chúng ta có khái niệm về PDCA như sau: PDCA là một vòng chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay các mục tiêu đề ra và cứ thế lập đi lập lại chu trình thay đổi này, từ đó dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình được đưa vào áp dụng.

Cách hoạt động trong từng giai đoạn của chu trình này như sau.

“P” (Plan) – Lập kế hoạch:

– Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển

– Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể

– Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành

– Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện

– Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn… để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau

“D” (Do) – Thực hiện:

– Bám sát thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra

– Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc

– Tuyệt đối tuân theo lịch trình công việc đã đề ra, ghi lại các vấn đề xuất phát trong quá trình làm việc

“C” (Check) – Kiểm tra:

– Sau thời gian thực hiện cần kiểm tra kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không

– Ghi lại tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện như các thay đổi, sai sót, các khó khăn, thách thức… tác động và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện

– Xác định các nguyên nhân sâu xa của vấn đề

“A” (Act) – Hành động:

– Tiến hành sửa lỗi

– Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh

– Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra.

Nhìn chung, chu trình PDCA là một mô hình giúp cải thiện hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức trong qua các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động. Do vậy, mô hình này rất được các công ty Nhật.

 

Mong rằng bài viết trên đã cung cấp được cho các bạn những thông tin bổ ích. Chúc các bạn có nhiều sức khỏe và thành công.